Auditoria de Processos
A auditoria em suma, tem como principal objetivo armazenar, para posterior análise, todas as movimentações efetuadas a respeito de um determinado processo.
No Belle Software, alguns processos tem seu histórico de movimentação gravado para permitir a realização de auditorias. No caso de uma movimentação financeira, por exemplo, é possível saber qual foi o usuário que fez o lançamento, alteração ou estorno de qualquer registro, bem como a data e a hora em que as alterações foram realizadas. Isto serve para prover maior segurança e controle sobre os procedimentos internos, prevenindo contra a manipulação indevida dos dados.
Este recurso se faz presente em alguns programas do software de estética Belle Software, tais como:
- Agenda;
- Reabrir Atendimentos;
- Controle de Contas a Receber;
- Controle de Contas a Pagar;
- Frente de Caixa;
- Voucher;
- Venda de Planos;
- Cadastro de Usuários;
- Cadastro de Perfis de Comissionamento;
- Cadastro de Dependentes (de Clientes);
- Conciliação de Pagamentos;
- Painel de Segurança;
- Parâmetros Gerais;
Permissões de Auditoria
Para definir que um grupo de usuários pode ter acesso à auditoria dos registros, basta acessar o menu de Configurações > Grupos e marcar a opção de “Permite consultar auditoria” nos grupos que devem consultar auditoria. Caso o grupo de usuários não tenha essa opção marcada, a ação de auditoria ficará indisponível nos programas em que o usuário acessar.
Importante: Mesmo que o usuário tenha permissão de consultar auditoria, é necessário que também tenha acesso ao programa em que será consultada a auditoria dos registros, como o controle de contas a receber e pagar, a agenda, parâmetros gerais e demais programas. Com isso, o usuário pode ter acesso apenas à auditoria financeira ou de agenda, por exemplo, conforme as permissões estiverem parametrizadas para o grupo.
No caso de dúvidas, acesse o tutorial do Painel de Segurança, clicando aqui.
Como Consultar a Auditoria
Para consultar a auditoria das movimentações que envolvem um determinado registro, basta selecionar o registro desejado (um agendamento ou título financeiro, por exemplo) e clicar sobre a opção de “Auditar” para visualizar todas as inclusões e alterações que envolvem o registro.
Veja a seguir como executar esse processo em alguns programas do Sistema Belle Software:
Auditar a Agenda
A auditoria sobre os agendamentos pode ser importante quando se quer obter informações sobre alterações e movimentações diversas realizadas sobre qualquer agendamento. Este recurso está disponível na agenda do Belle Software.
Acesse o menu Processos > Agenda, em seguida, localize e selecione o agendamento desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:
Ao clicar no botão “Auditar”, tem-se a visualização de todas as movimentações realizadas neste registro, bem como o usuário, data e hora em que foram efetuadas.
Na imagem acima, pode-se visualizar um exemplo de auditoria de agendamento.
Clique aqui e saiba mais sobre a agenda.
Auditoria em Reabrir Atendimentos
No Belle Software, o programa para reabrir atendimentos tem como principal funcionalidade possibilitar a reabertura de um atendimento após este ter sido concluído, cancelado ou excluído. Além de tal ação, fica disponível também a possibilidade de auditoria. Isto é, verificar toda e qualquer alteração feita à um agendamento em questão.
Acesse o menu Processos > Reabrir Atendimentos, em seguida, localize e selecione o agendamento desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre a funcionalidade de Reabrir Atendimentos.
Auditar Contas a Receber
O programa de “Controle de Contas a Receber” estabelece um controle nos registros financeiros caracterizados como “Receitas”, ou seja, diz respeito ao valor que o estabelecimento tem a receber.
Para efetuar a auditoria nas contas a receber, acesse o menu Financeiro > Controle de Contas a Receber, e em seguida, utilize o filtro para localizar o registro desejado e selecione ele para clicar sobre a opção de Auditar:
Clique aqui e saiba mais sobre o controle de contas a receber.
Auditar Contas a Pagar
O programa de “Controle de Contas a Pagar” disponibiliza todos os registros financeiros caracterizados como “Despesa”, ou seja, as obrigações financeiras da clínica.
Para efetuar a auditoria nas contas a pagar, acesse o menu Financeiro > Controle de Contas a Pagar, e em seguida, utilize o filtro para localizar o registro desejado e selecione ele para clicar sobre a opção de Auditar:
Clique aqui e saiba mais sobre o controle de contas a pagar.
Auditar Frente de Caixa
O programa de “Frente de Caixa” disponibiliza todos os registros financeiros que possuem relação com a conta “1.1.1.001-Caixa”, sendo essas movimentações receitas ou despesas.
Para efetuar a auditoria, acesse o menu Financeiro > Frente de Caixa, e em seguida, utilize o filtro para localizar o registro desejado e selecione ele para clicar sobre a opção de Auditar:
Clique aqui e saiba mais sobre o frente de caixa.
Auditar Emissão de Vouchers
O programa de “Voucher” é onde o usuário pode criar cupons de desconto ou vales presente para disponibilizar para os clientes.
Acesse o menu Processos > Voucher, em seguida, localize e selecione o voucher desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre os vouchers.
Auditar Venda de Planos
O programa de “Venda de Planos” é onde o usuário fará a venda de planos e pacotes de serviços para os clientes.
Acesse o menu Processos > Venda de Planos, em seguida, localize e selecione a venda desejada para clicar sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre a venda de planos.
Auditar o Cadastro de Usuários
O cadastro de “Usuários” é onde são cadastrados os usuários e profissionais do estabelecimento.
Acesse o menu Cadastros > Usuários, em seguida, localize e selecione o usuário desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre o cadastro de usuários.
Auditar o Cadastro de Perfis de Comissionamento
O cadastro de “Perfis de Comissionamento” é onde são cadastrados os parâmetros de comissão dos profissionais e vendedores do estabelecimento.
Acesse o menu Cadastros > Perfis de Comissionamento, em seguida, localize e selecione o perfil desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre os perfis de comissionamento.
Auditar o Cadastro de Dependentes
O cadastro de “Dependentes” é onde são relacionados os dependentes e familiares de cada cliente, para que esses possam utilizar o mesmo saldo de planos.
Acesse o menu Cadastros > Clientes, em seguida, localize e selecione o cliente desejado para clicar sobre a opção de Dependentes > Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre o cadastro de clientes.
Auditar Conciliação de Pagamentos
O programa de “Conciliação de Pagamentos” é onde o usuário fará o acompanhamento das transações lançadas através de integração com TEF, vendas com cartão ou emissão de boletos e PIX.
Acesse o menu Financeiro > Conciliação de Pagamentos, em seguida, localize e selecione o registro desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:
Auditar Painel de Segurança
O programa de “Painel de Segurança” é onde o usuário pode definir as permissões dos grupos de usuários.
Acesse o menu Configurações > Painel de Segurança, em seguida, clique sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre o painel de segurança.
Auditar Parâmetros Gerais
O programa de “Parâmetros Gerais” é onde o usuário pode definir várias parametrizações para condicionar o funcionamento de algumas opções do sistema.
Acesse o menu Configurações > Parâmetros Gerais, em seguida, clique sobre a opção de Auditoria:
Clique aqui e saiba mais sobre parâmetros gerais.
Importância da Auditoria
A auditoria é uma ferramenta de extrema importância para o gerenciamento de um empreendimento, ela provê relatórios dos registros financeiros bem como dos procedimentos operacionais realizados em uma organização.
Servindo também de comprovação da realização de normas previamente estabelecidas e de análise para controle contábil e administrativo de uma forma sistêmica e eficaz.
Este instrumento de auxílio torna os registros do sistema de estética Belle Software mais íntegros e confiáveis, fornecendo ferramentas de muita necessidade e utilidade para o gerenciamento do estabelecimento, trazendo credibilidade para o mesmo.
No caso de dúvidas, contate o nosso suporte.
