Auditoria de Processos

Auditoria de Processos

A auditoria em suma, tem como principal objetivo armazenar, para posterior análise, todas as movimentações efetuadas a respeito de um determinado processo.

No Belle Software, alguns processos tem seu histórico de movimentação gravado para permitir a realização de auditorias. No caso de uma movimentação financeira, por exemplo, é possível saber qual foi o usuário que fez o lançamento, alteração ou estorno de qualquer registro, bem como a data e a hora em que as alterações foram realizadas. Isto serve para prover maior segurança e controle sobre os procedimentos internos, prevenindo contra a manipulação indevida dos dados.

Este recurso se faz presente em alguns programas do software de estética Belle Software, tais como:

Permissões de Auditoria

Para definir que um grupo de usuários pode ter acesso à auditoria dos registros, basta acessar o menu de Configurações > Grupos e marcar a opção de “Permite consultar auditoria” nos grupos que devem consultar auditoria. Caso o grupo de usuários não tenha essa opção marcada, a ação de auditoria ficará indisponível nos programas em que o usuário acessar.

Auditoria

Importante: Mesmo que o usuário tenha permissão de consultar auditoria, é necessário que também tenha acesso ao programa em que será consultada a auditoria dos registros, como o controle de contas a receber e pagar, a agenda, parâmetros gerais e demais programas. Com isso, o usuário pode ter acesso apenas à auditoria financeira ou de agenda, por exemplo, conforme as permissões estiverem parametrizadas para o grupo.

No caso de dúvidas, acesse o tutorial do Painel de Segurança, clicando aqui.

Como Consultar a Auditoria

Para consultar a auditoria das movimentações que envolvem um determinado registro, basta selecionar o registro desejado (um agendamento ou título financeiro, por exemplo) e clicar sobre a opção de “Auditar” para visualizar todas as inclusões e alterações que envolvem o registro.

Veja a seguir como executar esse processo em alguns programas do Sistema Belle Software:

Auditar a Agenda

A auditoria sobre os agendamentos pode ser importante quando se quer obter informações sobre alterações e movimentações diversas realizadas sobre qualquer agendamento. Este recurso está disponível na agenda do Belle Software.

Acesse o menu Processos > Agenda, em seguida, localize e selecione o agendamento desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Ao clicar no botão “Auditar”, tem-se a visualização de todas as movimentações realizadas neste registro, bem como o usuário, data e hora em que foram efetuadas.

Auditoria

Na imagem acima, pode-se visualizar um exemplo de auditoria de agendamento.

Clique aqui e saiba mais sobre a agenda.

Auditoria em Reabrir Atendimentos

No Belle Software, o programa para reabrir atendimentos tem como principal funcionalidade possibilitar a reabertura de um atendimento após este ter sido concluído, cancelado ou excluído. Além de tal ação, fica disponível também a possibilidade de auditoria. Isto é, verificar toda e qualquer alteração feita à um agendamento em questão.

Acesse o menu Processos > Reabrir Atendimentos, em seguida, localize e selecione o agendamento desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre a funcionalidade de Reabrir Atendimentos.

Auditar Contas a Receber

O programa de “Controle de Contas a Receber” estabelece um controle nos registros financeiros caracterizados como “Receitas”, ou seja, diz respeito ao valor que o estabelecimento tem a receber.

Para efetuar a auditoria nas contas a receber, acesse o menu Financeiro > Controle de Contas a Receber, e em seguida, utilize o filtro para localizar o registro desejado e selecione ele para clicar sobre a opção de Auditar:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre o controle de contas a receber.

Auditar Contas a Pagar

O programa de “Controle de Contas a Pagar” disponibiliza todos os registros financeiros caracterizados como “Despesa”, ou seja, as obrigações financeiras da clínica.

Para efetuar a auditoria nas contas a pagar, acesse o menu Financeiro > Controle de Contas a Pagar, e em seguida, utilize o filtro para localizar o registro desejado e selecione ele para clicar sobre a opção de Auditar:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre o controle de contas a pagar.

Auditar Frente de Caixa

O programa de “Frente de Caixa” disponibiliza todos os registros financeiros que possuem relação com a conta “1.1.1.001-Caixa”, sendo essas movimentações receitas ou despesas.

Para efetuar a auditoria, acesse o menu Financeiro > Frente de Caixa, e em seguida, utilize o filtro para localizar o registro desejado e selecione ele para clicar sobre a opção de Auditar:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre o frente de caixa.

Auditar Emissão de Vouchers

O programa de “Voucher” é onde o usuário pode criar cupons de desconto ou vales presente para disponibilizar para os clientes.

Acesse o menu Processos > Voucher, em seguida, localize e selecione o voucher desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre os vouchers.

Auditar Venda de Planos

O programa de “Venda de Planos” é onde o usuário fará a venda de planos e pacotes de serviços para os clientes.

Acesse o menu Processos > Venda de Planos, em seguida, localize e selecione a venda desejada para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre a venda de planos.

Auditar o Cadastro de Usuários

O cadastro de “Usuários” é onde são cadastrados os usuários e profissionais do estabelecimento.

Acesse o menu Cadastros > Usuários, em seguida, localize e selecione o usuário desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre o cadastro de usuários.

Auditar o Cadastro de Perfis de Comissionamento

O cadastro de “Perfis de Comissionamento” é onde são cadastrados os parâmetros de comissão dos profissionais e vendedores do estabelecimento.

Acesse o menu Cadastros > Perfis de Comissionamento, em seguida, localize e selecione o perfil desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre os perfis de comissionamento.

Auditar o Cadastro de Dependentes

O cadastro de “Dependentes” é onde são relacionados os dependentes e familiares de cada cliente, para que esses possam utilizar o mesmo saldo de planos.

Acesse o menu Cadastros > Clientes, em seguida, localize e selecione o cliente desejado para clicar sobre a opção de Dependentes > Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre o cadastro de clientes.

Auditar Conciliação de Pagamentos

O programa de “Conciliação de Pagamentos” é onde o usuário fará o acompanhamento das transações lançadas através de integração com TEF, vendas com cartão ou emissão de boletos e PIX.

Acesse o menu Financeiro > Conciliação de Pagamentos, em seguida, localize e selecione o registro desejado para clicar sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Auditar Painel de Segurança

O programa de “Painel de Segurança” é onde o usuário pode definir as permissões dos grupos de usuários.

Acesse o menu Configurações > Painel de Segurança, em seguida, clique sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre o painel de segurança.

Auditar Parâmetros Gerais

O programa de “Parâmetros Gerais” é onde o usuário pode definir várias parametrizações para condicionar o funcionamento de algumas opções do sistema.

Acesse o menu Configurações > Parâmetros Gerais, em seguida, clique sobre a opção de Auditoria:

Auditoria

Clique aqui e saiba mais sobre parâmetros gerais.

Importância da Auditoria

A auditoria é uma ferramenta de extrema importância para o gerenciamento de um empreendimento, ela provê relatórios dos registros financeiros bem como dos procedimentos operacionais realizados em uma organização.

Servindo também de comprovação da realização de normas previamente estabelecidas e de análise para controle contábil e administrativo de uma forma sistêmica e eficaz.

Este instrumento de auxílio torna os registros do sistema de estética Belle Software mais íntegros e confiáveis, fornecendo ferramentas de muita necessidade e utilidade para o gerenciamento do estabelecimento, trazendo credibilidade para o mesmo.

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