Plano de Contas
Esta página visa auxiliar no entendimento para melhor gestão do plano de contas gerencial do sistema para clínicas de estética e SPA, Belle Software. Você verá aqui uma visão geral referente as contas e sub contas que formam a estrutura padrão do plano de contas. Após a leitura desse tópico, você poderá parametrizar todo o plano de contas, adequando-o às suas reais necessidades.
A seguir estão as explicações e as etapas necessárias para configurar o seu plano de contas.
Acessando o Plano de Contas
Inicialmente você precisa possuir privilégios de Administrador Financeiro para que no menu Financeiro o Plano de Contas fique disponível.
O Plano de Contas
O Plano de contas, neste caso, serve justamente para organizar, para dar nome a estes lugares, ou seja, às contas por onde o dinheiro transita. Assim, de um modo gerencial podemos organizar o plano de contas do Belle Software em quatro níveis principais:
- Ativo: É para onde serão direcionados os bens e direitos da empresa, ou seja, todo o dinheiro que entrar, e todo o bem que a empresa adquirir, deverá ser direcionado para esta conta.
Dentro de Ativo (1), temos a sub conta Ativo circulante (1.1) e dentro de Ativo circulante, encontramos as Disponibilidades(1.1.1), neste nível são disponibilizadas algumas contas por padrão, as quais podem ter seus nomes alterados de acordo com as contas utilizadas pelo estabelecimento.
Para incluir uma nova conta, basta clicar no nível de Disponibilidades e clicar na opção de incluir. E para alterar o nome de alguma conta já inclusa, basta selecioná-la e clicar sobre modificar.
- Passivo: É onde são registradas as obrigações da empresa, como as dívidas, por exemplo.
- Receitas: Neste nível é informado de onde vêm as receitas, ou seja, qual a origem do dinheiro que é registrado diariamente no fluxo de caixa.
Por padrão, algumas receitas operacionais virão cadastradas, no entanto, caso a clínica tenha outras formas de obtenção de saldo, sendo estas operacionais ou não, pode ser feita a inclusão, para que posteriormente o lançamento da entrada do saldo seja efetuado. - Despesas: É para onde são destinados os recursos financeiros quando se pagar alguma conta. Neste nível temos os sub níveis de Despesas Variáveis e Despesas Fixas. Para incluir uma nova despesa basta verificar se a conta é de despesa variável ou despesa fixa, e em qual sub nível melhor se encaixa, assim, selecionando este, ao clicar sobre incluir e informar o nome da conta, a mesma será cadastrada.
Para facilitar o entendimento, vamos considerar para os movimentos financeiros em nossa empresa, as contas do Ativo, Receitas e Despesas. Com estas contas, será possível saber, de onde vem o dinheiro que entra na empresa (receitas), onde ele será depositado (ativo), e para onde é direcionado quando alguma dívida é paga (despesas).
O detalhamento das contas é necessário para permitir uma melhor organização do fluxo de entrada e saída de dinheiro, e para melhor orientar o leitor, faremos uma demonstração de como poderia ser elaborado um plano de contas no Belle Software, para gestão financeira.
Com isso, antes de elaborar seu plano de contas, é importante que você conheça sua empresa. Vamos começar pelo ativo:
Neste momento, o que nos interessa é saber para onde o dinheiro que entra na empresa deverá ser destinado. É comum que haja mais de uma conta bancária para recebimento, e se a empresa tem um caixa onde deposita recursos para necessidades rotineiras na própria organização.
Neste exemplo, vamos simular uma clínica de estética, que possui duas contas bancárias e um caixa local. Este caixa local será usado pela secretária, ou pelo administrador para guardar o dinheiro recebido de clientes e pagar pequenas contas;
Você verá na imagem abaixo, que a conta “Ativo” está dividida em sub contas. O que nos interessa por hora são as contas do “Ativo Circulante” onde estão os recursos recuperáveis a curto prazo, e dentro desta conta, a sub conta “Disponibilidades”, onde deverão estar os recursos disponíveis para saque imediato.
Nossas contas bancárias e o caixa, estão dispostas nesta sub conta, e agora sabemos que todo dinheiro que entrar na clínica, poderemos depositar em uma de nossas contas fictícias ou guardar no caixa local.
O próximo passo ainda consiste em conhecer nosso empreendimento, vamos determinar quais são as origens de nossas receitas, e organizá-las em suas devidas contas e sub contas.
Em nosso exemplo, por se tratar de uma clínica, vamos criar três fontes principais de receitas operacionais, ou seja, aquelas receitas oriundas de operações da empresa, as receitas de venda, as receitas sobre serviços prestados, e as receitas financeiras.
Nas receitas de vendas, estarão inclusas:
- Vendas de Produtos: Qualquer recurso que entre na clínica vindo da venda de algum produto, terá em seu lançamento esta conta como origem.
- Venda de Planos: Toda obtenção de saldo realizada a partir da venda de um plano/pacote, terá esta conta de origem no lançamento financeiro.
Nas receitas sobre serviços, estarão os serviços prestados pela clínica, e que podem gerar receitas. Deste modo, quando um cliente pagar por um serviço realizado, fica entendido que o dinheiro que entrar, terá como origem a execução de um serviço, seja avaliação ou procedimento.
Por fim, podemos também lançar como receita operacional o rendimento de algumas aplicações financeiras. Para efeito didático, vamos simular algumas aplicações que nos renderiam recursos, e classificá-las como receitas financeiras.
Após levantar as possíveis fontes de receita, temos nosso plano de contas já mais completo.
Para efeito de organização, as receitas também são divididas em sub contas, como é possível observar na imagem abaixo.
Deste modo fica fácil saber de onde vem o dinheiro que alimenta o caixa da clínica.
Para finalizar, vamos analisar nossas despesas nesta simulação. Para isso, basta levantar todas as despesas possíveis que a clínica possa ter, lembrando que um plano de contas não precisa nascer pronto. Ele pode ir se adequando às necessidades conforme elas aparecem.
Para simular nossas contas de despesas, precisamos entender que normalmente as despesas são divididas entre despesas fixas e despesas variáveis.
- Despesas variáveis são todas aquelas despesas que variam conforme a produção ou venda de produtos e serviços, ou seja, se houver produção ou venda, haverá despesas na mesma proporção, ex: comissões a pagar, impostos, etc.
- Despesas fixas são aquelas que não variam na mesma proporção da produção ou do volume de vendas, ou seja, existirão e deverão ser pagas, independente da produção ou do valor das vendas, ex: Salários dos funcionários, aluguel do estabelecimento, etc.
Uma vez identificadas e classificadas nossas despesas, podemos montar nosso plano de contas de despesas:
Após isso, já é possível iniciar os lançamentos financeiros, pois já existem condições para saber de onde vem nossa receita, onde estão depositadas e em qual quantidade, e quais são nossas despesas.
Este agrupamento por níveis facilita a entender as movimentações e gerar informações do ponto de vista sintético e analítico. Assim, as contas de nível mais alto são chamadas de contas sintéticas, e as de nível mais baixo, ou seja, mais detalhado, são chamadas de contas analíticas.
Para ajudar a compreender melhor estes conceitos, podemos imaginar um relatório onde conste um comparativo entre as receitas e despesas do mês, por exemplo:
Este relatório é uma visão sintética, pois faz uma síntese entre receitas e despesas, sem detalhar a origem e o destino dos movimentos. É possível detalhar ainda mais o nível das informações, mostrando apenas as contas sintéticas de mais baixo nível:
Agora temos um relatório mais rico em informações, pois, nos permite saber quais são as origens das receitas e quais são nossas despesas mais consideráveis. No entanto, podemos detalhar ainda mais estes dados se quisermos saber exatamente quais foram as fontes das receitas e para onde foram os recursos quando pagamos as contas conforme o próximo exemplo:
Agora temos uma análise, ou seja, um relatório analítico que leva em consideração as contas de nível mais detalhado possível. O controle de contas permite ainda saber qual é o saldo das contas do ativo, de forma sintética ou analítica.
O relatório a seguir exemplifica uma consulta aos saldos disponíveis em cada conta das disponibilidades. Neste caso temos uma consulta às contas analíticas do nosso plano. Observe como é simples fazer uma análise do seu saldo quando se tem um plano de contas bem organizado:
Assim, a definição correta do plano de contas, ajuda em todo o processo de gestão da clínica.
No caso de dúvidas, contate o nosso suporte.
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