Boletim de Ocorrências

O Boletim de Ocorrências é um programa disponível no Belle Software, para que as unidades franqueadas possam emitir uma ocorrência buscando notificar a franqueadora, ou ainda solicitar a intervenção desta para a resolução, e também registrar ocorrências internas da clínica.

Esta página apresenta o aplicativo de boletim de ocorrências do sistema para gestão de clínicas de estética e SPA Belle Software, pode ser usado para notificar a franqueadora com a finalidade de relatar situações as quais necessitam da intervenção e/ou resolução da mesma.

Com o Boletim de Ocorrências do Belle Software é possível:

• Incluir novas ocorrências direcionadas à franqueadora;
• Incluir ocorrências internas da clinica;
• Acompanhar o andamento e resolução das solicitações inclusas;
• Padronizar o tratamento de ocorrências das franqueadas;
• Centralizar as solicitações na central de atendimentos;
• Direcionar aos departamentos responsáveis pela resolução de determinada situação;

Incluindo um novo Boletim 

Acesse o menu aplicativos, Boletim de Ocorrências, abaixo você encontrará a opção de cadastrar:

Clicando em incluir você irá definir o Destino, se é para a franqueadora ou interno, abaixo você poderá preencher com os dados do solicitante informando o Departamento e responsável, e também irá encontrar os campo de Dados do BO, onde você vai descrever sua solicitação:

Após a inclusão, a solicitação será encaminhada ao sistema da franqueadora onde ambos poderão fazer atualizações e registros sobre a solicitação. 

Acompanhamento de atualizações

Na opção de analisar é onde será registrado a evolução deste chamado, e abaixo será possível acompanhar o histórico de movimentações realizadas.

Clicando em analise, vamos ter acesso a esse local para inserir novos registros de atualizações:

E ao lado vamos encontrar também a opção de tarefas onde podemos fazer registros de atividades que precisam ser realizadas sobre essa solicitação. 

Em todos os registros feitos existe a possibilidade de incluir um documento em anexo

Departamentos e responsáveis

Neste local irão listar os departamentos definidos dentro do cadastro do usuário. No boletim de ocorrência podem ser definidos no momento da inclusão, ou podem ser alterados na opção de Transferir.

Boletim de Ocorrência – Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados 

De acordo com o item IV do Artigo 18, o titular dos dados pessoais (cliente final/consumidor) tem o direito de solicitar ao controlador (clínica de estética) que seja feita a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na Lei. Já o item VI trata o direito do titular solicitar a exclusão das suas informações da base de dados do controlador, desde que não haja necessidade de manutenção desses dados em virtude de obrigações legais ou regulatórias, como a emissão de documentos fiscais, por exemplo (Art. 7, II da LGPD); Nesta situação, ao executar a ação, o usuário será informado sobre quais dados não foram eliminados e o motivo.

Incluindo um boletim de Anonimização de cadastro

Por se tratar de um processo irreversível, é necessário primeiramente que seja aberto um protocolo com a solicitação de anonimização dos dados. Para isso, acesse o menu Aplicativos > Boletim de Ocorrências e preencha os dados da requisição que recebeu:

Uma vez registrado o protocolo de solicitação da anonimização dos dados, basta executar essa ação no menu Cadastros > Clientes, localizando o cliente desejado e ao editar o cadastro, clicar sobre a opção de “Cliente Anônimo”

Ao executar esta ação, o cliente e seus dados pessoais não serão mais listados ou estarão visíveis no sistema.

Atenção: É possível que locais externos ainda possuam dados do cliente, como em notas fiscais, por exemplo. Por esta razão, após o processo de anonimização dos dados, é necessário informar ao solicitante quais dados não foram possíveis passarem pelo processo de anonimização e o motivo. No exemplo citado, uma nota fiscal que já foi transmitida para a prefeitura ou para o SEFAZ não pode ter seus dados alterados a partir do sistema.

OBS.: Através das permissões de acesso (Menu configurações > Painel de segurança) você definirá quais usuários poderão gerar protocolos de solicitação no Boletim de Ocorrências.

No caso de dúvidas, contate o nosso suporte.